Política de Gestão Documental
A Política de Gestão Documental, objetiva estabelecer as diretrizes e orientações gerais para a estruturação do Processo de Gestão de Documentos e Informações nos arquivos corporativos e institucionais.
O M-Files provém as melhores práticas para as empresas e instituições que precisam controlar os arquivos, documentos e acesso dentro de diretrizes corporativas de integração, sustentabilidade, governança e redução de custos.
Benefícios
Diretrizes Documentais Corporativos
- Permeia por toda empresa e instituição;
- Possibilita a padronização através da modelagem de processos (BPM antigo O&M);
- Permite a elaboração de Manuais, Procedimentos Gerais, Procedimentos Específicos, Instruções de Trabalho, Formulários etc.
Política de Gestão Documental – Serviços Integrados e Vinculados
A Política de Gestão Documental proporciona a integração e vinculação entre serviços consultivos (SIGAD, CONARQ, E-Arq. Etc,), e soluções tecnológicas (GED, ECM, BPM etc.):
- Gestão Documental / Record Management - RM;
- Gestão de Conteúdo / ECM – Enterprise Content Management;
- Digitalização / GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- PCDI – Plano de Classificação de Documental e Informacional;
- MTDI – Matriz de Temporalidade de Documental e Informacional;
- PAD - Preservação de Arquivo e Documento;
- MTDI – Matriz do Tipo Documental e Informacional;
- MPC - Matriz de Palavra Chave
Política de Gestão Documental – Serviços Integrados e Vinculados
A Política de Gestão Documental inclui desde a produção do documento até sua destinação final, seja preservação permanente ou a eliminação.
Os documentos materializam os atos e fatos do Processo de Negócio. Porque todos os registros das atividades humanas são considerados documentos que devem ser geridos em conformidade com a Política Arquivística Documental e Informacional.
Política de Gestão Documental – Marco Civil da Internet
O acesso à informação, ao conteúdo dos documentos, a internet é direto humano e pleno exercício da cidadania. A Política de Gestão Arquivística de Documentos e Informações desenvolvida na consultoria da BR-IT observa as legislações vigentes em especial o Marco Civil da Internet – lei 12.965 de 23 de abril de 2014 que destacamos:
- Extraterritoriedade e Cloud; Se aplica inclusive fora do País. Provedores de serviço de armazenamento devem informar aos usuários sobre medidas de segurança e sigilo.
- Solução de Conflitos e Remoção de Conteúdo: É sempre necessária a tomada de medidas judiciais exceto para remoção de nudez, direitos autorais e eleitoral no período em questão.
- Neutralidade: Não há diferenciação dos dados que trafegam.
- Desafio Educacional: É preciso educar e capacitar a população para o uso ético, seguro, responsável e legal da internet (meio digital).
- Termo de uso e políticas de privacidade: Obrigatória a anuência sobre o uso de dados.
- Guarda de provas eletrônicas: Provedores de conexão devem guardar informações pelo período de 1 (Um) ano. E provedores de aplicações de internet pelo período de 6 meses.
Overview do M-Files – 10.0
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