Organização de Arquivo Físico
Gestão Arquivística de Documentos
A Organização de Arquivos (Acervo) é parte integrante de Gestão Arquivística de Documentos e Informações e abrange o armazenamento adequado, higienização do ambiente e princípios básicos de recuperação e acesso às suas informações.
A Organização de Arquivos (Acervos) deve se responsabilizar por:
a) Selecionar e registrar documentos e informações;
b) Estabelecer e ordenar segundo o método de classificação dos documentos e informações;
c) Conservar e arquivar documentos de acordo com as melhores práticas nos Projetos: Digitalização, GED, ECM, BPM, SIGAD etc.
d) Localizar e identificar os documentos e informações contidas no arquivo;
e) Controlar, transmitir e descartar no tratamento do Processo Arquivístico.
Conceitos Arquivísticos Presentes no M-Files
Arquivo: Responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição.
Documento: Unidade da informação (elemento referencial ou dado que constitui o conteúdo do mesmo) integrada ao suporte (material, base), produzida em decorrência do processo (Atividade e função), guardados e preservados para ser prova, testemunho, pesquisa e busca.
Natureza dos Documentos: Documentos e informações são simples ou compostos e refletem os Processos Organizacionais – PO e Processos Arquivísticos – PA, ou seja, atividades, funções, porque são integrantes ao Processo de Negócio – PN e compostos por:
Formato: Configuração física em conformidade com suporte e respectiva natureza e o modo como é confeccionado;
Espécie: Configuração do documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas formando um conteúdo comum.
Características / Benefícios
Organização de Arquivo Físico – Ganhos Estruturais.
- Organização física adequada ao ambiente e cultura organizacional;
- Padronização dos métodos técnicas de tratamento dos documentos e informações;
- Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos;
- Descarte de documentos expirados ou desnecessários em conformidade com a Temporalidade e Classificação;
- Sistema de identificação e localização;
- Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Comodidade e agilidade nas consultas, busca e acesso aos documentos e informações;
- Redução de custos e tratamento e manutenção do acervo;
Organização de Arquivo Físico – Resultados e Retorno
- Racionalização de acervos (Documentos e informações);
- Mitigar custos e retrabalhos nos Processos de Negócios – PN;
- Reduzir a ocupação de espaço físico;
- Permitir a otimização do uso da informação;
- Garantir a continuidade do projeto e trabalhos realizados;
- Transformar os documentos e informações em fundamentação para tomada de decisão.
Overview do M-Files – 10.0
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